VIDEO TRANSCRIPTION
Aspekty Handlu
AUTOMATYZACJA Faktur w FIRMIE. Jak Automatycznie Rozliczyć Roboczogodziny?
Description generated by Skrybot
Dominik przedstawia automatyzację wystawiania faktur, która zastąpiła manualny proces, oszczędzając czas i eliminując błędy. Proces polega na przeklejeniu raportu do arkusza, gdzie automatyzacja oblicza kwotę do zafakturowania dla klienta. Następnie automat dodaje klientów do bazy fakturowni i wystawia faktury. Cały proces jest szybki i skuteczny, pozwalając zaoszczędzić wiele godzin pracy.
Transcription generated by Skrybot
Omówiłem 4 automatyzacje, które oszczędziły ponad 160 tysięcy złotych rocznie. Dzisiaj pokażę Ci dokładniej jedną z nich. Będzie to automatyzacja wystawiania faktur. Wcześniej ten proces zajmował mojej asystentce około 8 godzin miesięcznie. Dodatkowo dochodziło często do pomyłek i trzeba było je później wyjaśniać, tracić dodatkowy czas. Teraz cały proces sprowadza się do skopiowania jednej tabeli i kliknięcia przycisku wystaw faktury. Dodatkowo. . . Nie ma w nim żadnych pomówek, bo automatyzacja po prostu się nie myli. Jeżeli jesteś ciekaw tej automatyzacji, to zapraszam do obejrzenia filmu. Cześć, nazywam się Dominik i pomagam poszczędzać czas i pieniądze w firmach dzięki automatyzacji. W przykładzie, który będę dzisiaj prezentował, będziemy wystawiali faktury dla klientów za czas spędzony przy zadaniach.
Cała automatyzacja polega na tym, że raport, który mam w systemie Do zadań będę musiał przekleić do przygotowanego wcześniej arkusza i z tego arkusza automatyzacja sprawdzi ile godzin dla danego klienta mamy zafakturować i na podstawie wpisanej wcześniej stawki godzinowej wystawi odpowiednią fakturę. Dodatkowo jeżeli danego klienta nie ma w systemie fakturowym zostanie on stworzony. Także przejdźmy już do automatyzacji. Na początek pokażę Wam jak wygląda proces od początku do końca, a następnie. . . Objaśnię go dokładnie, co się dzieje w którym momencie. Ok, także tutaj na ekranie widzicie w tej chwili ten arkusz, który liczy nam godziny, a tutaj mam arkusz, który został wyeksportowany właśnie z programu do liczenia godzin. Kopiuję sobie tutaj te dane i to jest tak naprawdę klejenie potem tych danych. To jest wszystko, co muszę zrobić ręcznie.
Następnie tutaj widzicie bazę klientów. I mam też podsumowanie liczby zadań i czas spędzony w formie takiego czasu już w formie liczbowej, czyli sprowadziłem formułami już w Excelu ten czas spędzony w formie godziny, minuty do formy liczbowej za pomocą formuł. I tutaj mamy wszystkie zadania, mamy tutaj ID projektu, czyli ten ID klienta w bazie. No i tutaj dodatkowo jest takie pole ID fakturownia. bo właśnie w fakturowni będziemy te faktury wystawiać. Przejdźmy jeszcze do samej fakturowni. Jak widzicie tutaj nie mamy żadnych faktur obecnie wystawionych i nie mamy też żadnych klientów dodanych do bazy. Po wklejeniu raportu w tym miejscu wystarczy, że teraz kliknę wystaw faktury no i skrypt się wykonuje i jak widzicie automat dodaje mi tych klientów do bazy i po tym. . .
Jak doda ich wszystkich, tutaj jest ich 65, jak doda tych wszystkich klientów do bazy, oni się tutaj po kolei pojawiają. To są przykładowe dane, żeby nie trzeba było ich ukrywać. Po dodaniu wszystkich klientów za chwilę zaczną się wystawiać faktury. Ok, teraz widzimy już, że wszystkie firmy dodały się do fakturowni i tutaj już widzimy. . . że wystawiają się nam faktury. I za chwilę wrócę po wystawieniu wszystkich faktur. No i jak widzicie, wystawiły nam się 65 faktur. I teraz przejdziemy sobie do fakturowni, klikamy odśwież i mamy wystawione faktury. 65 faktur na kwotę łączną 82 tysiące. Tutaj w bazie klientów mamy stawkę godzinową. przez którą zostały przemnożone po prostu spędzone u danego klienta godziny. I w wystawionych fakturach mamy też link. Oczywiście jeżeli chcemy, możemy teraz te faktury wysłać.
W tym przypadku robimy to po prostu na zasadzie kliknięcia wyślij maile i wysyłamy jako załącznik 65 faktur. Jak widzicie, dosłownie kilka minut zrobiliśmy pracę, która normalnie zajmuje kilka dobrych godzin, a dodatkowo niezależnie od tego, ilu mamy klientów w bazie, możemy spędzić nad tym tak naprawdę praktycznie tyle samo czasu. Jeżeli chcesz rozwijać swoją firmę w oparciu o automatyzację razem ze mną, to zapraszam Cię do wypełnienia formularza, do którego link jest w opisie tego filmu. Przejdźmy zatem do tego, jak to działa już w praktyce. Mamy arkusz kalkulacyjny, który tutaj na początku formułą odpowiednią. Przerabia te godziny na tę wartość liczbową i tutaj zaokrąglamy też do 25 setnych godziny, czyli do 15 minut i tutaj wyszukujemy klientów po ich ID.
W raporcie jest ID klienta, też ID zadania i każde z tych ID to jest osobne zadanie, które. . . które jest jakby liczone jako inne zadanie. Po kliknięciu wystaw faktury wyzwalamy webhook, który na początku sprawdza, czy klienci mają już wystąpienie w fakturowni, czy są w fakturowni zapisani. Jeżeli nie są, no to dodają ich do bazy, a następnie uzupełniają w arkuszu ID z fakturowni, które później jest brane do wystawienia tej faktury. Tak naprawdę bardzo prosty scenariusz, który. . . Wystawia nam faktury masowo. Jak widzisz, dobrze zaplanowana automatyzacja może sprowadzić naprawdę trudne i skomplikowane procesy do kilku kliknięć. Subskrybuj mój kanał, jeżeli chciałbyś zobaczyć więcej takich automatyzacji. Cześć!.
S K R Y B O T
Skrybot. 2023, Video transcriptions from YouTube
By visiting or using our website, you agree that our website or the websites of our partners may use cookies to store information for the purpose of delivering better, faster, and more secure services, as well as for marketing purposes.